Come funziona la dematerializzazione dei documenti

Come funziona la dematerializzazione dei documenti

Dematerializzare i processi documentali: conservazione documentale

La dematerializzazione dei documenti consiste nella possibilità di conservare dei dati cartacei all’interno di archivi digitali, ed è un processo spesso correlato alle aziende e molto complesso.
E’ infatti suddiviso in più fasi e richiede molta attenzione perché molti dei documenti cartacei detenuti dalle aziende o simili entità possono avere importanza legale: a seconda dei documenti, è necessario effettuare procedure specifiche affinché la legalità del documento sia garantita e lo stesso documento tenuto al sicuro.
La dematerializzazione dei documenti aziendali è un processo che deve rispettare molte esigenze e i documenti che devono essere dematerializzati devono rispettare determinati standard di leggibilità dal momento in cui vengono convertiti a TIFF o PDF, nonché formati immodificabili.
Oltretutto tali documenti devono anche essere conservati e archiviati all’interno di un sistema di classificazione, così da essere sempre facilmente reperibili.
La digitalizzazione dei processi avviene mediante delle fasi rigide e che devono necessariamente rispettare dei requisiti.
E’ inoltre fondamentale sottolineare che la dematerializzazione dei documenti include interi archivi e non solo singoli documenti: questi devono essere, uno per uno, trascritti in maniera corretta e conservati al sicuro in un archivio digitale.

Fasi della conservazione documentale

La prima fase della conversazione elettronica dei documenti aziendali e non consiste nell’organizzazione del futuro archivio digitale. Non è infatti necessario organizzarlo una volta dematerializzati i documenti, ma già prima al fine di far sì che il sistema risulti ottimizzato e ordinato.
Tale sistema di classificazione per la conservazione sostitutiva è necessaria al fine di mantener ordinato l’archivio ed evitare che i file si possano perdere facilmente. Tale classificazione include anche la presenza di codici identificativi o chiavi tematiche, volte a garantire l’ordine e trovare subito i documenti digitali qualora necessari.
La seconda fase equivale invece all’acquisizione, dove avviene il passaggio dal documento cartaceo a quello digitale.
Il documento in quest’ultimo formato vanta di maggiori vantaggi rispetto a quello cartaceo in quanto più facilmente leggibile e decisamente meno ingombrante negli spazi fisici.
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Verifica della leggibilità e archiviazione

La penultima fase equivale alla verifica della leggibilità, dove per l’appunto viene verificato mediante dei macchinari appositi che le immagini acquisite dai documenti cartacei risultino completamente pulite e prive di pieghe, macchie o sporcizie.
Questo procedimento garantisce che il documento sia perfettamente leggibile e non rovinato, in quanto in caso contrario si potrebbero rischiare delle conseguenze, soprattutto se tali documenti posseggono un valore legale.
Infine si ha l’ultima fase, l’archiviazione: questa consente di trasferire in maniera definitiva il documento digitale all’interno dell’archivio organizzato nella prima fase. Ciascun archivio può essere strutturato a seconda delle proprie preferenze o esigenze aziendali, così da favorirne un ritrovamento più veloce qualora necessario.
Ciascuna fase precedentemente citata e descritta viene svolta da professionisti del settore, i quali a loro volta utilizzano non solo le loro competenze ma anche dei macchinari appositi, i quali riducono al minimo i margini di errore.
L’archiviazione digitale comporta numerosi benefici all’azienda che decide di utilizzarla, tra cui la liberazione dello spazio occupato da tutti i documenti cartacei, oltre al facile ritrovamento di tutti i file all’interno di un archivio ben organizzato.